Ночной аудитор

«____» ___________ 200___ г.

2.1

Настоящую инструкцию

2.2

Правила внутреннего распорядка

2.3

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы отдела приема и размещения

2.4

Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы; правила и методы организации обслуживания посетителей; перечень услуг, предоставляемых гостям Отеля

2.5

Инструкцию по технике безопасности и противопожарной безопасности.

3.1

Знать и использовать порядок и нормы работы в отделе приема и размещения гостей

3.2

Следить за своим внешним видом и манерами поведения, особенно когда разговаривает с гостем; поддерживать свой профессиональный уровень

3.3

Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте

3.4

Отвечать на телефонные звонки вежливо и учтиво, назвав свое имя и отдел; называть гостя как можно чаще по имени

3.5

Выполнять задания руководителя службы приема и размещения гостей или дежурного менеджера/администратора

3.6

Приветствовать каждого гостя дружелюбно и учтиво, при возможности выполняя все его пожелания

3.7

Обращать внимание на малейшие детали в просьбах гостей; немедленно докладывать о жалобах и проблемах гостей дежурному менеджеру/администратору

3.8

Осуществлять регистрацию гостей при их прибытии и выезде гостей строго в соответствии с инструкцией, удостоверившись, что все необходимые документы получены, должным образом заполнены регистрационные карточки и установлен метод оплаты; обрабатывать данные о регистрации гостя (приезд-отъезд) в соответствии с установленной процедурой

3.9

В случае заезда группы необходимо заранее приготовить все необходимые документы; для ускорения процесса регистрации необходимо сделать ключи, вложить их в специальные конверты предварительно написав на конвертах имя гостя и номер его комнаты

3.10

Все расходы гостя должны быть своевременно и аккуратно внесены на его счет; необходимо уточнять, желает ли гость получить экспресс расчет (если есть возможность); если гость платит карточкой, необходимо сделать ее отпечаток; расчет гостей осуществляется в строгом соответствии со стандартами и  финансовой процедурой, предварительно проверив соответствие текущей информации о времени пребывания гостя и фактической стоимости номера с ранее подтвержденными данными

3.11

Передавать просьбы гостей в нужные отделы

3.12

Предлагать и рекламировать номер в соответствии с регламентом Отеля; переводить особо важных гостей в номера лучшего качества в соответствии с указанием отдела бронирования или руководства

3.13

Информировать руководство о сложностях при регистрации гостей

3.14

Следить за тем, чтобы "нежелательные гости” не поселялись в Отеле; обращаться за помощью к руководителю службы приема и размещения гостей или дежурному менеджеру/администратору

3.15

Регулярно проверять состояние номеров; проверять списки прибывающих и отбывающих гостей; информировать хозяйственный отдел о перенесенных датах заезда или отъезда, а также о любых других изменениях, которые могут отразиться на работе хозяйственного отдела

3.16

Следить за тем, чтобы ключи от номеров находились в порядке, и ни один не отсутствовал; выявлять отсутствие ключей, сообщать о потере

3.17

Работать в тесном контакте с другими отделами; следить, чтобы вещи гостей были быстро доставлены в номер

3.18

Принимать оплату за услуги, оказанные Отелем, в строгом соответствии с финансовой процедурой

3.19

Принятые чеки, депозиты, ваучеры и купоны туристских агентств должны быть соответствующим образом проведены через систему и архивы Отеля

3.20

Осуществлять автоматическое закрытие дня в системах Отелях; в случае возникновения внештатных ситуаций в течение ночного аудита – немедленно сообщать об этом сотрудникам отдела информационных технологий и руководителю отдела приема и размещения

3.21

При необходимости выполнять обязанности носильщиков багажа

3.22

При необходимости выполнять обязанности секретаря бизнес центра и консьержа: предоставлять гостям необходимую информацию, касающуюся заказа театральных билетов, репертуаров театра, бронирования мест в ресторанах и оказания транспортных услуг строго в соответствии с процедурами

3.23

При необходимости всегда быть готовым придти на помощь коллегам и заменить их

3.24

В случае утери или находки вещей принадлежащих гостям отеля необходимо следовать распоряжению дежурного менеджера/администратора

3.25

Следить за внутриотельным порядком

3.26

Осуществлять передачу смены; вся необходимая информация должна быть записана в специальную книгу (Log-Book) и передана администратору следующей смены

3.27

Поддерживать оборудование в рабочем состоянии; в случае возникновения технической неисправности своевременно сообщать об этом дежурному менеджеру/администратору

3.28

Обучать вновь прибывших сотрудников

3.29

Поддерживать командный дух и атмосферу доверия и взаимопомощи в отделе приема

3.30

Являться на собрания отдела приема и участвовать в обучающих программах проводимых для сотрудников Отеля

3.31

По требованию Администрации выполнять другие обязанности

3.32

Действовать профессионально в любое время.

4.1

Снятие Х-отчета с кассы

4.2

Выемка сумм денежного прихода за смену из кассы, оставляя в кассе разменный фонд в сумме _____________________ рублей мелкими купюрами

4.3

Сравнение суммы выемки с суммой по Х-отчету; в случае возникновения излишка или недостачи выясняются причины отклонений; излишки приходуются, недостачи погашаются за счет средств ответственного работника отдела приема и размещения

4.4

Произвести снятие наличных средств; наличные деньги, Х-отчет и отчет о снятии наличных средств вкладываются в конверт, конверт запечатывается; на конверте проставляется дата, время вложения, сумма вложения и подпись сотрудника, осуществившего вложение

4.5

Подписанный конверт с деньгами кладется в сейф.

4.1

СнятьХ-отчет с кассы

4.2

Сравнить сумму выемки с суммой по Х-отчету и по программе Отеля; в случае возникновения излишка или недостачи выясняются причины отклонений; излишки приходуются, недостачи погашаются за счет средств ответственного сотрудника отдела приема и размещения

4.3

Снять Z-отчет с кассы

4.4

Произвести выемку наличных средств; наличные деньги, Z-отчет и отчет кредитного терминала вкладываются в конверт, конверт запечатывается; на конверте проставляется дата, время вложения, сумма вложения и подпись сотрудника, осуществившего вложение; заполняется журнал кассира-операциониста

4.5

Подписанный конверт с деньгами кладется в сейф.

6.1

Невыполнение своих функциональных обязанностей

6.2

Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений; нарушение сроков их исполнения

6.3

Невыполнение приказов, распоряжений руководства

6.4

Нарушение правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

7.1

Требовать от администрации соблюдения норм Российского законодательства

7.2

Требовать от администрации соблюдения правил охраны труда

7.3

Требовать от администрации приобретения необходимого для работы инвентаря и оборудования

7.4

Вносить предложения по улучшению работы компании

Ночной аудитор

Ф.И.О.

подпись